Documentos Fuente
Documento fuente es el justificante propio o ajeno que da origen a un asiento contable. Contiene información necesaria para el registro contable de una operación, y tiene la función de comprobar razonablemente la realidad de dicha operación.
Los documentos fuente sirven como respaldo o soporte para llevar un control de todas las transacciones que se llevan a cabo dentro de una empresa, que demuestran la transparencia y la responsabilidad a las decisiones tomadas base a estos.
Tipos:
a) Documentos justificativos: Son todos las disposiciones y documentos legales que determinan obligaciones y derechos de la dependencia o entidad para demostrar que cumplió con los ordenamiento jurídicos y normativos aplicables.
b) Documentos comprobatorios: Son los documentos originales que generan y amparan los registros contables de la dependencia o entidad.
Ejemplos
Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Recordemos que una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios. Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico.
Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y demás condiciones de la operación.
La carta de cotización es un tipo de carta que envían las empresas del rubro de ventas a pedido de clientes que desean iniciar un negocio o desea adquirir productos nuevos.
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.
La guía de embarque es un documento probatorio de la carga de mercancías en un bloque. Son meramente un recibo sin implicar el embarque simultaneo del buque. En sí muestran donde empiezan y terminan la responsabilidad legal durante la naturaleza de las etapas sucesivas de la transacción.
Es el documento fuente en el área de bienes que comprueba el ingreso de los artículos por cualquier concepto diferente de la adquisición a los proveedores de la entidad.
Una nota de salida de almacén, en general es una requisición o petición de materiales que se encuentren en el almacén general.
Es un documento administrativo que se clasificaría como un comprobantes del tipo tributario, y que, sin duda alguna, la nota de crédito ofrece bastantes ventajas tanto de cara a la empresa, como de cara a los consumidores.
Es el documento que envía el vendedor al comprador comunicándole que aumentó su deuda por motivos que en el mismo comprobante se especifican.