Procedimientos del registro de mercancias
En toda empresa, el registro de las operaciones de mercancías es uno de los mas importantes, ya que de tal registro depende la exactitud de la utilidad o perdida en ventas.
Para el registro de las operaciones de mercancías, existen varios procedimientos, los cuales se deben establecer teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
1. Capacidad económica de la entidad.
2. Volumen de operaciones.
3. Claridad en el registro.
4. Información deseada.
Los principales procedimientos que existen son:
1. Procedimiento global o mercancías generales.
2. Procedimiento analítico o pormenorizado.
3. Procedimiento de inventarios perpetuos o continuos.
Procedimiento global o mercancías generales:
El procedimiento global o de mercancías generales consiste en registrar las diferentes operaciones de mercancías en una sola cuenta, la cual se habré con el nombre de mercancías generales.
El movimiento de esta cuenta es heterogéneo, en ella se registran conceptos a precio de costo y a precio de venta, por lo que su saldo no tiene ninguna significación ya que no se representa el costo del inventario final de mercancías ni la utilidad o perdida bruta.
Análisis del movimiento de la cuenta de mercancías generales:
+Inventario social: El inventario inicial se carga, porque representa un activo y, de acuerdo con las reglas establecidas, todo activo debe iniciar por un cargo.
+Compras: Las compras se cargan porque los gastos disminuyen el capital y, de acuerdo con las reglas, toda la disminución del capital se carga.
+Devoluciones sobre ventas: Las devoluciones sobre ventas se cargan porque, al devolvernos mercancías, aumenta el activo y de acuerdo con las reglas, todo aumento del activo se carga.
+Descuentos sobre ventas: Los descuentos o rebajas sobre ventas se cargan, porque al concederlas el cobro es menor, lo cual disminuye el capital y, de acuerdo con las reglas toda la disminución del capital se carga.
+Ventas: Las ventas se abonan porque, al vender mercancías disminuye el activo y de acuerdo con las reglas, toda la disminución del activo se abona.
+Devoluciones sobre compras: Las devoluciones sobre compras se abonan porque, al devolver mercancías disminuye el activo y de acuerdo con las reglas, toda la disminución del activo se abona.
+Descuentos sobre compras: Los descuentos sobre compras se abonan porque, al sernos concedidas el pago es menor, lo cual aumenta el capital y de acuerdo con las reglas, todo aumento del capital se abona.
Procedimiento analítico o pormenorizado.
El procedimiento analítico o pormenorizado consiste en abrir una cuenta especial en el libro mayor para cada uno de los conceptos que forman el movimiento de la cuenta de mercancías generales.
En este procedimiento se establecen las siguientes cuentas:
+Inventarios.
+Compras.
+Gastos de compra.
+Devoluciones sobre compra.
+Descuentos sobre compras.
+Ventas.
+Devoluciones sobre ventas.
+Descuentos sobre ventas.
Procedimiento de inventarios perpetuos.
Cuando se lleva acabo el procedimiento global o analítico no es posible obtener inmediatamente el costo de lo vendido ni la utilidad o la perdida bruta, ya que para ello es necesario conocer el valor del inventario final, de mercancías el cual no aparece registrado en ninguna cuenta sino que es preciso, para determinarlo, hacer un recuento físico de las mercancías existente, labor que obliga a cerrar la empresa para poder llevar a cabo, sobre todo cuando hay que medir, pesar o contar una gran variedad de artículos.
Cuentas que utiliza:
+Almacén: Esta cuenta es del activo circulante; se maneja exclusivamente a precio de costo: su saldo es deudor y expresa, en cualquier momento, la existencia de mercancía o sea, el inventario final.
+Costo de ventas: Es cuenta de mercancías: se maneja a precio de costo; su saldo es deudor y expresa el costo de lo vendido.
+Ventas: Es cuenta de mercancías; se maneja a precio de venta; su saldo es acreedor y expresa las ventas neta; sin embargo, al terminar el ejercicio, cuando recibe el traspaso del costo de lo vendido, se convierte en cuenta de resultados, pues su saldo expresa la utilidad bruta si es acreedor o la perdida bruta si es deudor.