Sistema de Polizas
Es el documento de carácter interno en la que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones.
Consiste en registrar las operaciones realizadas diariamente en unas formas llamadas pólizas. Tales operaciones se clasifican por cuentas, de acuerdo con un catálogo establecido, procediendo después a su registro. Dentro del sistema de pólizas, se utilizan dos métodos:
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De póliza única. Se aplica registrando las operaciones que efectúe la empresa, cualquiera que sea su tipo (venta, compras, entradas y salidas de efectivo, etc.) en una póliza única.
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De pólizas varias. Consiste en agrupar las pólizas de acuerdo con las operaciones homogéneas de la empresa. Por lo común, se utilizan tres tipos de pólizas: póliza de ingresos, de egresos, de cheque y de diario, cada una de diferente color para identificarlas y hacer más fácil su proceso.
En cualquiera de los dos métodos que se utilicen, se deberá anexar a la póliza toda la documentación que ampare las operaciones registradas. Posteriormente, la póliza sirve para vaciar las operaciones registradas en los libros oficiales o auxiliares que esté manejando la empresa.
Una vez efectuando el vaciado a los libros correspondientes, se procede a archivar las pólizas (las cuales deben ir numeradas progresivamente) junto con sus comprobantes. Estas pólizas deberán archivarse o conservarse durante cinco años, de acuerdo con la ley.
Las pólizas es una evolución de los métodos de registro manual que consiste en términos generales en emplear un documento individual para registrar cada operación teniendo como característica que permite una mayor división del trabajo:
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Las pólizas se hacen con un original y con los ejemplares según las necesidades de la empresa.
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En las pólizas se debe hacer constar las firmas de las personas que intervienen en su formulación, revisión y autorización con el fin de fijar responsabilidades.
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Concluida la anotación de los registros de las pólizas se debe de archivar en numeración progresiva con el objeto de poder localizarla con mayor facilidad.
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Cada fin de mes se suman los cargos y abonos que reciben las cuentas en los registros de las pólizas y con los totales se forman un solo asiento de concentración que pasa al diario general.
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Los asientos de concentración que recibe el diario general se pasan allibro mayor y de este se toman los datos para la elaboración de los estados financieros.
Tipos de Poliza
En las pólizas de diario se deben registrar las operaciones que se denominan virtuales, es decir que no tienen movimiento de entrada ni salida de efectivo, como ejemplo el registro de las depreciaciones y amortizaciones, asiento de apertura.
Póliza de Diario
Póliza de Ingresos
Estas pólizas sólo registramos las entradas de dinero, es decir los ingresos, como son cobros a clientes por ventas o servicios.
Póliza de Ingresos
Póliza de Egresos
En estas pólizas registramos todas las salidas de dinero, es decir todos los pagos o gastos realizados por un negocio, siempre y cuando el dinero salga en efectivo.
Póliza de cheque
En este tipo de póliza se deben registrar y anexar los comprobantes de aquellas operaciones del negocio en las cuales se haya elaborado un cheque como medio de pago, es decir, es la que se elabora cuando la operación implica una salida de dinero del banco a través de un cheque.
Ventajas:
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Mayor división del trabajo.
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No permite que los diarios o registros de pólizas se registren operaciones que no estén previamente autorizados, realizados y registrados por personas responsables.
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Facilitan la anotación de los mayores auxiliares sin interrumpir el registro de las operaciones, pues los datos se toman de las copias de las pólizas.
Desventajas:
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El registro de pólizas se lleva en forma tabular es fácil cometer errores, como equivocarse en las columnas.
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Para negocios de poco movimiento representa un costo muy elevado.